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Redução de custos: Dicas para aplicar no seu escritório

Ajudar empresas e pessoas físicas a administrarem seus patrimônios é uma das principais atribuições de um contador.

E isso inclui fazer uma correta gestão dos recursos, certo? Mas, e aí no seu escritório, como anda esse quesito? Para te ajudar com isso eu separei 12 ideias inovadoras para reduzir custos na sua empresa contábil, sem interferir na produtividade.

Vamos a elas?

1- Entenda que gasto, investimento e custo não são a mesma coisa

Isso mesmo, embora todos eles tenham a mesma característica de levar o seu dinheiro embora, é preciso entender que gasto, custo e investimento são coisas diferentes.

Vamos ver um por um:

Gasto

Gasto é todo valor que é utilizado para adquirir bens para a empresa.

Se as aquisições feitas com esse dinheiro se mostrarem úteis em médio ou longo prazo, esses gastos podem até ser considerados como investimento. 

Já, se o seu escritório costuma gastar muito para cobrir imprevistos e falhas na sua gestão contábil, aí eles continuarão sendo apenas de gastos.

Neste caso é importante se organizar para evitar ao máximo.

Investimento

Investimento é todo valor aplicado com o objetivo de adquirir retorno financeiro para a sua empresa contábil futuramente. 

Renovar os equipamentos do seu escritório ou assinar um sistema de gestão automatizado, são exemplos de investimento.

Isso porque, em ambas as aquisições, sua empresa ganharia um fôlego a mais na na produtividade, consequentemente, maior retorno financeiro. 

Porém, da mesma forma que um gasto bem planejado pode ser considerado um investimento, um investimento mal planejado, pode acabar sendo revertido em mero gasto, se ele não trouxer retorno. 

Por isso, é preciso avaliar muito antes de fazer alguma aplicação. 

Analisar o desempenho atual do seu escritório, estudar seu orçamento e fazer uma simulação para prever em quanto tempo esse investimento irá se parar é um bom começo. 

Custo

Os custos são aqueles valores necessários para manter seu escritório funcionando.

Ou seja, aquela verba que, se faltar, a sua empresa contábil simplesmente fica sem trabalhar. 

Nessa conta entram, por exemplo: a mão de obra da sua equipe, internet, água, energia elétrica, equipamentos entre outros.

Ou seja recursos indispensáveis para manter a sua máquina rodando.

Meu ponto ao explicar a diferença entre gasto, investimento é custo, é o seguinte: ao contrário dos dois primeiros, que é possível evitar ou escolher o melhor momento para aplicar, o custo é algo inevitável. 

Não tem como fugir, nem adiar os custos da sua operação. Eles fazem parte do dia a dia do seu negócio.

E tudo que podemos fazer, é reavaliar as necessidades constantemente e minimizá-los, onde for possível. 

É por isso que é tão importante estar sempre em busca de ideias inovadoras para reduzir custos, como estamos fazendo neste post hoje.

2- Cada custo é diferente e deve ser medido de forma diferente

Os custos de uma empresa estão divididos entre: diretos, indiretos, esporádicos e fixos.

E saber identificar cada um deles é essencial para começar seu projeto de redução.

Então vamos entender quem é quem:

Custos diretos

Os custos diretos são os mais fáceis de identificar, porque eles afetam diretamente na prestação dos seus serviços.

Ou seja, equipamentos, internet, água, luz e gestão de pessoas. Todos esses custos podem ser considerados como ‘diretos”.

Custos indiretos

Os custos indiretos são aqueles que afetam indiretamente a sua prestação de serviços. 

Repetindo o exemplo que usamos para explicar o que é investimento, a renovação dos seus equipamentos ou a assinatura de um sistema novo, são exemplos de custos indiretos.

Eles não vão afetar diretamente o seu escritório em curto prazo, mas a médio prazo poderão fazer diferença. 

Custos fixos

Os custos fixos são aqueles que você precisa pagar regularmente, toda semana, mês ou ano, por exemplo.

Como seu aluguel, luz, água pagamento de funcionários, impostos e etc.

Custos esporádicos

Já os custos esporádicos são aqueles que variam.

A manutenção de algum equipamento que quebrou, o pagamento de hora extra para algum funcionário que precisou ficar depois do expediente entre outros exemplos do tipo. 

Além disso também podem ser considerados custos esporádicos aqueles que variam de acordo com a demanda.

Por exemplo: se o seu escritório realiza tarefas esporádicas, ele terá custos esporádicos de acordo com essas tarefas: tempo de conclusão, número de funcionários envolvidos, etc.

Ter essa compreensão segmentada dos seus custos, te ajuda a identificar exatamente onde estão os gargalos de desperdícios da sua empresa e agir mais assertivamente em cima deles de modo a reduzi-los.

3- Monte um time de super colaboradores

Essa dica aqui pode parecer furada, já que estamos falando de poupar recursos, mas trata-se de mais uma ideia inovadora para reduzir recursos: invista no seu time!

Treinamentos, programas de recompensa, ações de bem-estar e qualidade de vida, como happy hours, rodas de conversa e ginástica laboral.

Tudo isso ajuda seu time a se manter motivado com o seu escritório.

E time motivado, é time que: fica menos doente, se ausenta menos e produz mais e melhor

Ou seja: redução de custos. 

4- Transforme tudo em um jogo

Se você vai começar a reduzir custos aí na sua empresa contábil, é importante engajar seu time a comprar a ideia.

Primeiro de tudo: defina metas! Nada de deixar em aberto e apenas dizer “vamos economizar!”. 

Levante junto às suas equipes: quanto cada departamento tem de custo hoje? E quanto exatamente queremos reduzir?

Depois disso, defina embaixadores.

Sim! Todo projeto precisa ter um dono para orientar o time.

Alguém que vai fiscalizar se todo mundo está mesmo atento a meta, e anotar tudo que está sendo conquistado.

Crie um quadro, coloque a vista de todos e registre todos os avanços.

Ok, já temos uma meta, um time engajado, um líder e uma plano.

Agora só falta o prêmio e pronto! Você acabou de transformar isso em um jogo.

Defina recompensas para os times que cumprirem a meta de economia. 

Isso é legal tanto para reconhecer os esforços do time, quanto para incentivar os outros departamentos a seguirem o exemplo.

O prêmio pode ser um brinde ou um almoço custeado pela empresa, por exemplo.

As possibilidades são infinitas. 

5- Observe bem onde você está colocando seu dinheiro

Internet, telefone, limpeza, motoboy… Todos esses são fornecedores nos quais você aplica dinheiro todo mês religiosamente. 

Apesar se serem gastos fixos, não significa que precisam ser imutáveis.

Sempre reavalie a necessidade de cada coisa, ou de mudar de fornecedor, caso os atuais não ofereçam bom preço ou serviço.

Além disso, para os fornecedores de matéria prima: papéis, tinta de impressora, canetas, café, por exemplo, vale pedir um desconto no valor pelo alto volume de compra e fidelidade.

Corre lá levantar seus fornecedores e ver quem ainda está valendo a pena.

O mercado é competitivo para eles também, e com certeza, se eles não oferecerem condições melhores, a concorrência vai.

6- Lembre-se dos conselhos do seu pai: seu escritório não é sócio da cia de luz

Essa dica aqui é clássica, mas não podemos deixar de mencionar: você já deu uma olhada na sua fatura de energia elétrica?

Às vezes ela pode ser de chorar, não é mesmo?

Lembra quando você era criança e deixava as luzes acesas e seu pai logo gritava: “apaga essa lâmpada que não sou sócio da cia de luz”.

Então, sua empresa também não é e você devia continuar a escutar o homem.

Pode parecer que não, mas com atitudes simples é possível reduzir o gasto de energia: apague as luzes e desligue o ar condicionado das salas em que ninguém estiver usando.

E mesmo nas salas com pessoas presentes, considere reduzir o número de luzes acesas, desligar o ar e fazer mais uso da iluminação e ventilação natural.

Ou seja: abra as janelas. 

Pintar as paredes de cores claras, por exemplo, também pode ajudar a manter o ambiente mais iluminado e reduzir o uso da energia elétrica.

Além disso, opte por equipamentos econômicos e lâmpadas de led, que são bem mais econômicas que as incandescentes e de tungstênio. 

7- Você gasta muito com impressora, ou é impressão minha?

Ok, o trocadilho foi péssimo, mas a pergunta é seríssima: quanto seu escritório gasta com impressão todos os dias?

Que tal, ao invés de imprimir todos os documentos e arquivar, não digitalizá-los e salvá-los na nuvem?

Além de ser mais organizado, também vai reduzir, e muito, seu custo com papel e cartucho de impressora.

Outro hábito muito legal para evitar o desperdício de papel é usar rascunho.

Usou a frente de uma folha? Usa o verso também! Não precisa pegar outra.

Isso não parece nada, mas ao longo de um ano inteiro, por exemplo, faz uma grande diferença.

8- Coloque alguns controles de uso aí no seu escritório

E já que estamos falando de impressora, uma forma eficiente de reduzir os custos de impressão é colocar um controle para todo mundo que usar o equipamento.

Assim você vai saber quem está imprimindo mais, e descobrir se isso é necessário ou não.

Esse mesmo controle pode ser aplicado no uso de telefone para evitar ligações desnecessárias e até pessoais com o número da sua empresa.

9- Seja sustentável

Essa aqui também é clássica, porém fundamental: incentive o uso de canecas e squeezes na sua empresa! É bom para o seu orçamento e bom para o meio ambiente.

Afinal, um copo descartável demora milhares de anos para se decompor na natureza.

Aliás, você sabia que só no Brasil são descartados 100 mil toneladas de copos descartáveis por ano e que uma só pessoa é capaz de usar 700 copos descartáveis neste período?

Ajude a mudar isso!

Uma ideia legal é fazer canecas personalizadas com a identidade do seu escritório e presentear os seus funcionários para estimular a equipe ao aderir a ideia.

Os copos descartáveis você pode reservar apenas para convidados e clientes que visitarem o seu escritório, que tal?

10- Fique no pé!

Quer implantar todas essas inovadoras para reduzir custos aí no seu escritório mas tem receio que todo mundo esqueça de seguir as orientações? Espalhe lembretes!.

Plaquinhas mesmo, sabe? 

“Apague a luz”, “Imprima só o necessário”, “Não esqueça sua caneca”, são alguns exemplos de mensagens simples para colocar nesses lembretes e fixar em pontos estratégicos próximos aos gargalos de desperdício como a impressora, interruptores e torneiras, por exemplo.

11- Mais banco de horas, menos hora extra

Às vezes seus funcionários precisam ficar um pouco a mais para finalizar uma tarefa? Recompense-o com horinhas de folga quando ele precisar.

Ao contrário da hora extra, o famoso “banco de horas” é econômico para o seu escritório.

E além disso, também é conveniente para o seu funcionário.

Ele pode usar essas horas para resolver alguma questão pessoal em horário comercial quando for necessário, ou mesmo acumular para emendar um feriado e fazer uma viagem, por exemplo.

12- Coloque a tecnologia a seu favor

Perder o controle no meio de tantos processos, documentos e prazos é algo fácil de acontecer, você concorda? Bom, não se você tiver um sistema online de gestão para te ajudar a administrar tudo de forma ordenada.

Ter um bom sistema de gestão para te ajudar a organizar as demandas do seu escritório é nossa última dica de redução de custos. 

Com uma boa ferramenta é possível: automatizar as tarefas burocráticas e repetitivas, entender o que cada colaborador está fazendo, reduzir a possibilidade de erros e atrasos e ainda ter uma visão macro de todo escritório. 

O resultado? Decisões mais assertivas, maior produtividade e menos custos!

Não tem porque ficar fazendo tudo com base de planilha e se expondo a erros e desperdícios, se a tecnologia está aí para te ajudar, não é mesmo?

Então por hoje era isso! Agora que você já conheceu algumas ideias inovadoras para reduzir custos na sua empresa, chegou o momento de colocar tudo em prática!

Fonte: JornalContabil | 16/07/2020